Seguimiento, presentación de informes y gestión de proyectos

Los proyectos financiados por el Fondo de la OIM para el Desarrollo están a cargo de las Oficinas competentes de la OIM o, en casos excepcionales, de la unidad competente en la Sede de la OIM, que trabajará en coordinación con la entidad gubernamental apropiada del Estado Miembro beneficiario. La OIM incluye los proyectos del Fondo de la OIM para el Desarrollo en sus procedimientos de seguimiento de proyectos habituales. Habrá que presentar a través del sistema PRIMA los informes periódicos sobre la marcha, incluidos informes financieros. El encargado del proyecto deberá cerciorarse de que cualquier ajuste en los objetivos y el presupuesto se haga en concertación con los interlocutores gubernamentales pertinentes del proyecto y con las Oficinas Regionales. Las solicitudes para cualquier extensión o ajuste del presupuesto del proyecto deberán presentarse a través de PRIMA para su revisión y aprobación cuanto antes y, a más tardar, un mes antes de la fecha de finalización del proyecto acordada. Las solicitudes serán examinadas a través de PRIMA por la Oficina Regional y el Fondo de la OIM para el Desarrollo.

Los proyectos que tuviesen una duración de 12 meses o más (incluidas las eventuales extensiones) requerirán la presentación semestral de informes descriptivos y financieros intermedios (en un plazo de 6 semanas consecutivas al periodo de presentación del informe intermedio), así como el informe descriptivo y financiero finales, en un plazo de 3 meses después de la finalización del proyecto. Los informes se presentarán a través de PRIMA. Una vez que se haya establecido el informe de proyecto en el sistema, este generará automáticamente las plantillas para la presentación de informes. Los informes descriptivos intermedios deberán contener todas las secciones y no solamente la matriz de resultados para informar sobre las actividades que se llevaron a cabo durante el periodo que cubre el informe. Por ejemplo: en un proyecto de 24 meses de duración, el primer informe intermedio tras 6 meses de implementación deberá abarcar el periodo comprendido entre 0-6 meses; el informe previsto tras 12 meses, deberá abarcar el periodo comprendido entre 6-12 meses; el informe previsto tras 18 meses deberá abarcar el periodo comprendido entre 12-18 meses. A menos de que haya una solicitud de extensión, el informe final deberá presentarse una vez completados los 24 meses. El informe será examinado a través de PRIMA por la Oficina Regional, el Fondo de la OIM para el Desarrollo y la Unidad de Apoyo en materia de Contabilidad Regional. El sistema enviará una notificación en cada etapa del proceso de revisión, incluido el número de aprobación del informe financiero.

En caso de proyectos cuya duración fuese inferior a 12 meses, no se requerirá un informe intermedio, a menos que se decida extender el proyecto para que abarque 12 meses o más, en cuyo caso los gestores del Fondo podrán exigirlo.

Cuando se trate de proyectos que requieran una extensión de tres meses o más después de la fecha de vencimiento, los gobiernos pertinentes deberán presentar una solicitud por escrito, así como todos los justificativos para cada extensión solicitada. La carta de apoyo del gobierno deberá presentarse a través de PRIMA. Los proyectos que requieran una extensión de tres meses o más, también requerirán que se complete en PRIMA el formulario de supervisión y revisión del presupuesto (BMRF).

Uno de los requisitos a la hora de completar el informe descriptivo final es rellenar el formulario de evaluación. Tras la conclusión del proyecto, los gestores del Fondo de la OIM para el Desarrollo enviarán a las Misiones Permanentes en Ginebra los informes descriptivos y financieros correspondientes. Las Oficinas de la OIM concernidas deberán hacer llegar la información y los informes del proyecto correspondientes a los interlocutores intergubernamentales competentes.

Los gestores del Fondo de la OIM para el Desarrollo llevarán a cabo evaluaciones periódicas de proyectos. Las oficinas de la OIM encargadas de la implementación de proyectos  reciben las directrices financieras completas a efectos de garantizar el cumplimiento de los requisitos financieros específicos del Fondo.  

Los fondos remanentes en el momento del cierre del proyecto se reintegrarán al Fondo de la OIM para el Desarrollo y reasignarán para nuevos proyectos.

La información sobre los resultados y proyectos financiados se comunica con regularidad a los Estados Miembros a través de las consultas informales sobre programas y finanzas y del Comité Permanente de Programas y Finanzas.

El equipo de gestión del Fondo de la OIM para el Desarrollo está a disposición de todos los Estados Miembros y demás partes interesadas, para facilitar información y responder a consultas conexas.