Suivi des projets, établissement de rapports et gestion

Les projets financés au titre du Fonds de l’OIM pour le développement sont gérés par les bureaux extérieurs de l’OIM responsables ou, à titre exceptionnel, par le service compétent du Siège de l’Organisation, en coordination avec les interlocuteurs gouvernementaux appropriés de l’Etat Membre bénéficiaire. L’OIM intègre les projets du Fonds de l’OIM pour le développement dans ses procédures habituelles de suivi des projets. Des rapports d’activité réguliers, y compris des rapports financiers, doivent être soumis dans PRIMA. L’administrateur de projet est censé veiller à ce que toute modification apportée aux objectifs et au budget soit décidée en concertation avec les interlocuteurs gouvernementaux chargés du projet et les bureaux régionaux compétents. Toute demande visant à prolonger un projet et à modifier son budget doit être soumise dans PRIMA pour examen et validation dans les meilleurs délais, et au plus tard un mois avant la date d’achèvement du projet convenue en dernier lieu. Les demandes seront examinées dans PRIMA par le Bureau régional et le Fonds de l’OIM pour le développement

Dans le cas des projets d’une durée de douze mois et plus (prolongements compris), un rapport descriptif et financier intérimaire doit être établi tous les six mois (il doit être remis dans les six semaines suivant la période considérée par le rapport intérimaire), et un rapport descriptif et financier final dans les trois mois suivant l’achèvement du projet. Les rapports doivent être soumis dans PRIMA. Lorsqu’un rapport sur un projet est créé dans le système, celui-ci générera automatiquement les modèles correspondants. Dans les rapports intérimaires sur les activités menées pendant la période considérée, toutes les sections doivent être complétées, et pas seulement la matrice des résultats. Par exemple, pour un projet de 24 mois, le premier rapport intérimaire à présenter après six mois doit couvrir la période allant du premier au sixième mois ; le suivant, à présenter après douze mois, doit couvrir la période comprise entre le septième et le douzième mois, et celui à présenter après 18 mois doit porter sur la période allant du treizième au dix-huitième mois. A moins d’une demande de prorogation, le rapport final doit être présenté au terme des 24 mois. Le rapport sera examiné dans PRIMA par le Bureau régional, le Fonds de l’OIM pour le développement et l’Unité d’appui comptable régional (RAS). Une notification sera envoyée par le système à chaque étape du processus de vérification, dans laquelle figurera notamment le numéro de validation du rapport financier.

Les projets d’une durée inférieure à douze mois ne doivent faire l’objet d’un rapport intérimaire que s’ils sont prolongés et couvrent au total une période de douze mois ou plus, si l’administration du Fonds le juge nécessaire

Lorsqu’un projet doit être prolongé de plus de trois mois au-delà du terme, les gouvernements concernés doivent présenter une demande écrite et motivée chaque fois qu’une nouvelle prolongation est demandée. La lettre d’appui du gouvernement doit être soumise dans PRIMA. Les projets nécessitant une prolongation devront également être accompagnés d'un formulaire de suivi et de révision budgétaires (BMRF) à soumettre dans PRIMA.

Lors de l’établissement du rapport descriptif final, il est impératif de compléter le formulaire d’évaluation. A l’achèvement du projet, le Fonds de l’OIM pour le développement communique les rapports descriptifs et financiers finals aux missions permanentes intéressées à Genève. Il appartient aux bureaux extérieurs de l’OIM de transmettre aux interlocuteurs gouvernementaux les informations et les rapports sur les projets.

Les projets sont régulièrement examinés par les administrateurs du Fonds de l’OIM pour le développement. Des directives financières détaillées relatives aux projets sont communiquées aux bureaux extérieurs de l’OIM chargés de la mise en œuvre des projets, pour garantir le respect des prescriptions financières du Fonds.

Les fonds qui n’ont pas été utilisés à la clôture du projet sont restitués au Fonds de l’OIM pour le développement et réaffectés à de nouveaux projets.

Des informations sur les projets financés et leurs effets sont régulièrement communiquées aux Etats Membres à l’occasion des consultations informelles sur les programmes et les finances et par l’intermédiaire du Comité permanent des programmes et des finances (CPPF).

L’équipe d’administrateurs du Fonds de l’OIM pour le développement se tient à la disposition de tous les Etats Membres et autres parties intéressées pour de plus amples informations, des séances d’information ou des consultations.