Principes Et Processus Generaux De Passation De Marches Publics De L'oim

OBJECTIF

L'objectif de ce document est de guider les fournisseurs, en particulier ceux qui pourraient se voir attribuer des commandes/marchés par l'OIM, sur les principes et processus généraux de passation de marchés publics qui devront être respectés lors de l'achat de biens, de travaux et de services pour l'OIM. L'OIM s'engage à promouvoir les normes éthiques les plus élevées parmi ses fournisseurs.

CHAMP ET APPLICATION

Ces principes et processus généraux s'appliquent à tous les types de marchés liés à l'achat de biens, de travaux et de services. Dans le présent document, le terme générique « Fournisseur » signifie aussi bien « Fournisseur de biens », « Entreprise de travaux » ou « Prestataire de services ».

DÉFINITIONS

Biens - Tous les articles, fournitures, matériaux, équipements et mobilier, équipements informatiques, de TI et de télécommunications ; logiciels, fournitures de bureau ; appareils et mobilier ménagers ; biens et équipements nécessaires à la mise en œuvre du projet (par exemple, fournitures et équipements médicaux, couvertures, tentes et matériaux de construction, supports imprimés et autres équipements et matériaux similaires).

Travaux - Projets d'infrastructure visant à construire, améliorer, réhabiliter, démolir, réparer, restaurer ou entretenir des bâtiments, des routes et des ponts, etc., ou des éléments de travaux civils de projets de technologie de l'information (par exemple, construction de centres de données), d’irrigation, de contrôle des inondations et de drainage, d’approvisionnement en eau, d’assainissement, de bâtiments scolaires, de centres de soins de santé, de centres d'accueil, etc.

Services - Services intellectuels et non intellectuels non couverts par les biens et travaux ;

Services généraux - Services tels que la réparation et l'entretien d'équipements/mobilier, le transport routier, le chargement, la conciergerie, la sécurité, la location de bureaux, le stockage hors site, les services de transport, les services d'importation et de logistique, les annonces dans les médias, les services d'entretien sanitaire et autres services similaires.

Services de consultation - Activités nécessitant des compétences techniques et professionnelles externes dépassant les capacités internes de l'OIM, telles que les services de conseil et d'examen, les études de préinvestissement ou de faisabilité, la conception, la supervision de la construction, la gestion et les services connexes, ainsi que les études techniques ou spéciales réalisées par des entreprises. Pour les postes de consultants individuels, veuillez vous référer aux instructions et aux annonces de vacances de poste des RH de l'OIM.

Partenaires d'exécution - Les services rendus par les partenaires d'exécution (par exemple, organisations internationales, ONG, agences à but non lucratif) sont traités de la même manière que les autres sociétés commerciales.

Contrats/Marchés publics mixtes - Marchés publics qui associent des catégories telles que les biens et les travaux, les biens et les services, ou les travaux et les services. Dans un tel contrat, la valeur la plus élevée sera généralement prise en compte pour déterminer les procédures à suivre et les documents à utiliser. Par exemple, lorsque la passation de marchés est une association de biens et de services, si les « services » ont la valeur la plus élevée, la mission devra utiliser les documents pour la catégorie des services.

Spécifications techniques - Il s'agit des exigences en matière d'appels d'offres qui s'appliquent aux marchés de biens et de travaux et qui définissent les caractéristiques des biens à acquérir/des travaux à effectuer, telles que la qualité, les performances, la sécurité, les dimensions ou le processus et les méthodes de production ou de fourniture, y compris toute considération administrative. Les spécifications techniques traitent également de la terminologie, des symboles, des exigences en matière d'emballage, de marquage ou d'étiquetage, ou des procédures de conformité et d'évaluation prescrites par les autorités contractantes. Lors de la préparation des spécifications techniques, il est nécessaire de veiller à ce qu'elles ne soient pas restrictives, c'est-à-dire qu'elles soient ouvertes à toute marque.

Mandat - Il s'agit des exigences qui s'appliquent à un contrat de services définissant avec précision les caractéristiques du service requis par rapport à l'objectif auquel il est destiné, et qui énonce les procédures d'évaluation de la conformité prescrites par une autorité contractante.

Fournisseur - Organisation qui fournit ou a le potentiel de fournir des biens, des travaux et/ou des services à l'OIM. Il s'agit des fournisseurs (pour les biens), des entreprises (pour les travaux de construction) et des prestataires de services (pour les services).

Entité contractante - Se réfère à la mission de l'OIM menant des activités d’achat.

Soumissionnaire - Entreprise qui participe aux activités de passation de marchés de la mission de l'OIM.

PRINCIPES GÉNÉRAUX DE L'OIM EN MATIÈRE DE PASSATION DE MARCHÉS PUBLICS

Ethique des affaires

L'OIM fait preuve d'honnêteté, d'intégrité et d'équité dans tous les aspects de son activité et attend la même chose de ses relations avec ses fournisseurs. Les normes éthiques les plus élevées sont appliquées dans toutes les transactions d'achat, et les Fournisseurs sont choisis en fonction des politiques d'achat de l'OIM et de critères de sélection définis. Le personnel de l'OIM, en particulier celui qui participe à n’importe quelle phase de la passation de marchés, doit déclarer toute affiliation avec les fournisseurs et ne doit divulguer aucune information confidentielle concernant les besoins d'un projet ou bien priver les autres soumissionnaires d'informations qui placeraient un soumissionnaire ou un groupe de soumissionnaires dans une position plus avantageuse que les autres. Cela inclut la révélation d’autres propositions/devis, des conditions et des modalités des autres soumissionnaires, etc. Toute violation de cette règle sera interprétée comme un conflit d'intérêts et l'offre, le paiement, la sollicitation et/ou l'acceptation de toute forme de pot-de-vin, monétaire ou autre, sont inacceptables et passibles de mesures disciplinaires. En outre, le personnel ne doit en aucun cas accepter de commissions, de gratifications ou de cadeaux de la part des fournisseurs.

Conflit d'intérêts

Les Fournisseurs doivent déclarer si des membres de leur famille ou des proches sont employés par l'OIM. Un Soumissionnaire présentant un conflit d'intérêts non déclaré avec l'OIM ou avec un Soumissionnaire concurrent sera exclu de toute participation à un appel d'offres (voir le Code de conduite des fournisseurs).

Un Soumissionnaire peut, par exemple, être considéré comme ayant un conflit d'intérêts dans les circonstances suivantes :

• Un Soumissionnaire a des actionnaires majoritaires en commun avec un autre Soumissionnaire ;
• Un Soumissionnaire reçoit ou a reçu une subvention directe ou indirecte d'un autre Soumissionnaire ;
• Un Soumissionnaire a le même représentant qu'un autre Soumissionnaire dans un appel d'offres particulier ;
• Un Soumissionnaire a une relation qui lui permet d'accéder, directement ou par l'intermédiaire de tierces parties, à des informations sur un autre Soumissionnaire ou d'influencer l'offre d'un autre Soumissionnaire, ou d'influencer les décisions de la Mission/Entité contractante concernant le processus d'appel d'offres ;
• Un Soumissionnaire qui a participé en tant que consultant à la préparation de la conception ou des spécifications techniques des biens et services connexes faisant l'objet de l'offre.

Fraude et corruption

La Mission/Entité contractante rejettera toute proposition présentée par les Soumissionnaires, résiliera leur contrat le cas échéant, s'il est établi qu'ils se sont livrés à des pratiques de corruption, de fraude, de collusion ou de coercition :

• On entend par pratique de corruption le fait d'offrir, de donner, de recevoir ou de solliciter, directement ou indirectement, tout objet de valeur pour influencer l'action de l'Entité contractante dans le processus de passation de marchés ou dans l'exécution du contrat ;
• La fraude correspond à tout acte ou omission, y compris une fausse déclaration, qui trompe ou tente de tromper, sciemment ou par imprudence, l'Entité contractante dans le processus de passation de marchés ou dans l'exécution d'un contrat, afin d'obtenir un gain financier ou tout autre avantage pour se soustraire à une obligation ;
• Une pratique collusoire est un accord non divulgué entre deux ou plusieurs Soumissionnaires, destiné à altérer artificiellement les résultats de la procédure d'appel d'offres afin d'obtenir un gain financier ou tout autre avantage ;
• La coercition est le fait de porter atteinte ou de nuire, ou de menacer de le faire, directement ou indirectement, à tout participant à la procédure d'appel d'offres afin d'influencer indûment ses activités, ou d'affecter l'exécution d'un marché.

Principes régissant l'attribution des marchés

La responsabilité de la passation des marchés, y compris l'attribution et l'exécution des contrats, incombe à la Mission/Entité contractante. L'OIM a l'obligation de veiller à ce que les fonds confiés par les donateurs soient utilisés de manière appropriée, en tenant compte de l'économie et de l'efficacité, et sans considération d'influences politiques ou non économiques. Le processus de passation de marchés de l'OIM est généralement guidé par :

• La qualité des biens, des travaux et des services ;
• L'efficacité et l'économie ;
• L'égalité des chances et la libre concurrence ;
• La transparence dans le processus et une documentation adéquate ; et
• Les normes éthiques les plus élevées dans toutes les activités de passation de marchés.

Les devis/propositions doivent être évalués en fonction de leur conformité avec les spécifications, du calendrier de livraison, du prix, des conditions de paiement et du service après-vente. Les marchés seront attribués au Soumissionnaire ayant présenté l'offre conforme la plus basse (offrant le meilleur rapport qualité-prix sur la base des spécifications techniques requises) et qui respecte pleinement les conditions de la procédure d'appel d'offres.

Non-exploitation du travail des enfants

La Mission/Entité contractante doit s'assurer de la non-exploitation du travail des enfants et du respect des droits sociaux fondamentaux et des conditions de travail des Soumissionnaires. Lors de la procédure d'appel à la concurrence, tous les documents d'appel d'offres devront contenir une clause reconnaissant la non-exploitation du travail des enfants.

Achat de biens d'occasion/usagés

L'OIM achète des produits neufs dans la mesure du possible. L'OIM peut acheter des biens d'occasion, à condition qu'ils soient approuvés sur la base d'une justification écrite et inspectés par une autorité compétente (personnel ou consultant) afin de vérifier leur état satisfaisant ou d'exiger du fournisseur une certification avec une garantie appropriée de l'état actuel des biens d'occasion achetés au cas où une inspection ne serait pas possible.

Acceptation des biens, travaux ou services sollicités

Les spécifications, la quantité et le prix des biens, travaux ou services reçus seront soigneusement examinés par rapport au bon de livraison et au bon de commande/contrat. L'OIM se réserve le droit de rejeter les marchandises/travaux/services qui ne correspondent pas au bon de commande/contrat. Pour les biens et équipements techniques, le personnel chargé de la passation du marché doit faciliter l'acceptation en coordination avec l'utilisateur final et après une inspection complète par un personnel technique qualifié. Pour les biens ayant une date d'expiration, leur durée de conservation doit être celle indiquée dans le bon de commande/contrat. La preuve de réception ou d'inspection sera notée sur le récépissé de livraison (DR), y compris les signatures du personnel chargé de la réception ou de l'inspection. De même, les travaux de construction et services seront confirmés par l'OIM avant l’acceptation finale.

MÉTHODES DE PASSATION DES MARCHÉS

Marché sans appel à la concurrence

Le marché sans appel à la concurrence consiste à faire appel à un fournisseur exclusif. Cette méthode de passation de marchés peut être utilisée en fonction de la nature de l'article/du service sollicité et des circonstances de l’achat. Les Fournisseurs ayant passé un contrat sans concurrence doivent être évalués régulièrement en termes de compétitivité des prix et d'exécution du contrat.

Achats de faible valeur

Les achats de faible valeur sont une méthode de passation de marchés basée sur la comparaison des devis/propositions de prix obtenus auprès d’un minimum de trois fournisseurs (dans le cas de biens), prestataires de services (dans le cas de services) ou entreprises (dans le cas de travaux civils) afin de garantir des prix compétitifs. Il s'agit d'une méthode appropriée pour l'acquisition de biens disponibles sur le marché ou de produits de base ayant des spécifications standard, ainsi que pour des travaux civils et d'autres services de faible valeur.

Appel d'offres

L'appel d'offres est la méthode acceptée utilisée par toutes les entités commerciales et publiques pour les marchés impliquant des contrats de grande envergure et/ou de nature complexe. L'appel d'offres peut être ouvert aux Soumissionnaires locaux ou internationaux, en fonction des exigences concernant les biens, travaux ou services faisant l'objet de l'appel d'offres.

Procédures de conciliation, d'arbitrage des contrats/règlement des litiges

Tout litige entre l'OIM et ses Fournisseurs doivent être réglés à l'amiable. Si les parties ne parviennent pas à un accord, le litige doit être soumis à l'arbitrage conformément aux règles d'arbitrage de la CNUDCI. Des clauses relatives au règlement des différends et à l'immunité figurent dans les contrats types et les bons de commande de l'OIM.

ACCORDS À LONG TERME

Un accord à long terme est un contrat conclu entre l'OIM et un ou plusieurs fournisseurs dans le but de fixer les conditions essentielles régissant une série de marchés spécifiques à passer pendant une période donnée, en précisant la durée, l'objet, le prix, les conditions d'exécution et la qualité envisagés.

Contact Info

IOM Manila Administrative Centre
Attention: Global Procurement and Supply Unit (formerly Field Procurement Unit)
28th Floor, Citibank Tower
8741 Paseo de Roxas
1226 Makati City, Philippines